BPF 2026 pour les ESN : comment le remplir sans y passer deux jours
Chaque année, c’est la même chose : le 31 mai approche.
Si vous êtes RH ou Responsable Formation dans une ESN, vous savez exactement ce que ça veut dire : la deadline du BPF. Et avec elle, son lot de stress, de fichiers Excel à rallonge, de feuilles d’émargement introuvables et de nuits blanches à chercher des attestations dans vos emails.
Franchement, le BPF, c’est un peu le rendez-vous annuel qu’on aimerait tous annuler. Mais qu’on ne peut pas.
J’ai eu envie d’écrire cet article pour vous aider à passer ce cap sans y laisser deux jours de votre vie. Parce que oui, le BPF peut être beaucoup moins pénible qu’on ne le pense.
Le BPF, c’est quoi exactement ? (et pourquoi on ne peut pas l’oublier)
Le Bilan Pédagogique et Financier, c’est un peu le bilan de santé annuel de votre activité de formation. Si votre ESN dispense des formations — que ce soit à vos collaborateurs, à vos clients, ou que vous monétisiez votre expertise technique — vous êtes obligé de le remplir.
Tous les ans. Avant le 31 mai 2026. Sans exception.
L’idée, c’est de déclarer à l’administration tout ce que vous avez fait en formation l’année précédente : combien de personnes formées, combien d’heures dispensées, combien ça vous a rapporté, qui étaient vos formateurs.
Et si vous oubliez de le déposer ? Là, c’est la catastrophe.
Vous perdez votre numéro de déclaration d’activité (le fameux NDA). Du coup, vous ne pouvez plus dispenser de formations légalement. Vous ne pouvez plus les facturer. Et si vous aviez Qualiopi, c’est terminé aussi.
Bref, le BPF, ce n’est vraiment pas une option. En clair, passer à côté du BPF, c’est prendre le risque de perdre votre NDA et tout ce qui va avec.
Ce qui rend le BPF aussi pénible (et pourquoi ça ne devrait pas l’être)
Le problème du BPF, ce n’est pas tant le document en lui-même. C’est surtout qu’on passe notre année à accumuler des données un peu partout, sans jamais les centraliser.
Résultat : quand arrive fin mars, on se retrouve avec des feuilles d’émargement dans 15 dossiers différents, des attestations envoyées par email sans copie, des programmes de formation dans des fichiers Word éparpillés, et des données dans Boond qu’on ne sait pas comment extraire proprement.
Et là, c’est parti pour deux jours de galère à tout rassembler, tout compter, tout vérifier.
Deux jours entiers à ne faire que ça, en espérant n’avoir rien oublié au fond d’un dossier.
Mais franchement, ça pourrait être tellement plus simple.
Les données à rassembler pour le BPF 2026
Bon, concrètement, qu’est-ce qu’il faut déclarer dans le BPF ?
Les données pédagogiques
C’est la partie qui prend le plus de temps.
Il faut compter combien de personnes vous avez formées en 2025.
Ensuite, le nombre total d’heures de formation que vous avez dispensées. Si vous avez formé 50 personnes sur des sessions de 14 heures, ça fait 700 heures au total.
Il faut aussi lister le nombre d’actions de formation réalisées. Une action, c’est une session complète. Si vous avez organisé la même formation 5 fois dans l’année, ça fait 5 actions.
Et pour finir, il faut préciser le type de formations que vous avez dispensées (intra-entreprise, inter-entreprises, à distance) et les domaines (développement, cybersécurité, gestion de projet, etc.).
Les données financières
Là, c’est plus simple, mais il faut quand même avoir les bons chiffres.
Il faut déclarer votre chiffre d’affaires formation de 2025. Si vous formez uniquement vos collaborateurs en interne sans facturer, vous mettez 0€. Sinon, vous indiquez le CA total généré par vos formations B2B.
Ensuite, il faut détailler vos produits (ventes directes, financements OPCO, subventions) et vos charges (salaires des formateurs, location de salles, matériel pédagogique, ingénierie pédagogique, logiciels utilisés).
Pour les coûts formateurs, n’hésitez pas à vous faire aider par votre comptable pour avoir les chiffres exacts.
Les données sur les formateurs
Pour chaque formateur qui a dispensé des formations en 2025 — qu’il soit salarié de l’ESN ou prestataire externe — il faut avoir :
Le nombre d’heures qu’il a dispensées, son CV à jour, ses diplômes et certifications, ce qui au passage vous aidera pour votre prochain audit Qualiopi.
Oui, pour tous les formateurs sans exception, même ceux qui n’ont dispensé qu’une seule session dans l’année.
Les documents qu’il faut absolument avoir sous la main
Avant de commencer à remplir le BPF, assurez-vous d’avoir rassemblé ces documents. Sinon, vous allez perdre un temps fou à tout chercher au dernier moment.
Les feuilles d’émargement signées pour chaque session de formation. Avec le nom, le prénom et la signature de chaque stagiaire, plus celle du formateur.
Les attestations de formation que vous avez délivrées à chaque stagiaire.
Les programmes de formation détaillés : objectifs, contenu, durée, modalités pédagogiques.
Les conventions de formation ou contrats signés avec vos clients, si vous faites de la formation B2B.
Les factures et justificatifs de vos dépenses formation : salles, matériel, honoraires, ingénierie pédagogique, coûts formateurs (aidez-vous de votre comptable).
Et vos relevés comptables du CA formation généré en 2025.
Si vous utilisez Boond et que vos données sont dispersées entre Boond, Excel et vos emails, c’est là que ça devient compliqué.
Les erreurs classiques qu’on fait tous (moi la première)
Attendre le 25 mai
C’est l’erreur numéro un. On se dit “j’ai le temps”, et puis d’un coup on est le 25 mai, il reste 6 jours, et on panique.
Cette année, commencez maintenant. Vous avez 11 semaines pour tout préparer tranquillement. C’est largement faisable.
Ne pas centraliser les données pendant l’année
C’est ce qui rend le BPF si pénible. Si vous passez votre année à envoyer des attestations par email sans les archiver, à signer des feuilles d’émargement papier qui traînent dans des dossiers, et à noter les heures de formation à la main, forcément, en mars, c’est le chaos.
La solution ? Mettre en place un système centralisé dès maintenant pour 2026. Si vous utilisez Boond, il existe des outils qui s’intègrent nativement pour centraliser et suivre automatiquement tout cela au fil de l’eau.
Se tromper dans les calculs
C’est bête, mais ça arrive. On compte mal le nombre d’heures parce qu’on a oublié certaines sessions. On additionne mal le CA formation. On confond stagiaires et actions de formation.
La solution ? Double-vérification. Faites relire vos chiffres par un collègue. Ou mieux : automatisez les calculs avec un outil de gestion formation.
Ne pas garder de copie
On dépose le BPF, tout va bien. Et puis 6 mois plus tard, on a un audit Qualiopi et on nous demande de prouver les chiffres qu’on a déclarés.
Problème : on n’a gardé aucune copie.
Archivez systématiquement tous les documents liés au BPF pendant au moins 3 ans. C’est une obligation réglementaire.
Comment on pourrait faire ça en 30 minutes au lieu de 2 jours
Bon, soyons honnêtes : le BPF ne devrait pas être aussi pénible.
Le problème, c’est qu’on gère nos formations avec des outils qui ne parlent pas entre eux. Boond pour les projets, Excel pour les stagiaires, des emails pour les attestations, des feuilles papier pour les émargements.
Résultat : quand arrive le 31 mai, on doit tout rassembler à la main.
Mais imaginez si toutes ces données étaient centralisées au même endroit. Si les émargements étaient digitaux et archivés automatiquement. Si les attestations étaient générées en un clic. Si les données pour le BPF étaient extraites automatiquement.
Ça changerait tout, non ?
C’est exactement pour ça qu’on a créé LearnPilot. L’idée, c’est de s’intégrer nativement à Boond pour automatiser toute la partie gestion formation.
Concrètement, vous créez et gérez vos formations directement dans Boond, comme vous créeriez, gérez un projet de consulting. LearnPilot s’intègre parfaitement à tous les modules Boond : CRM, Besoins, Positionnement de vos ressources, Feuille de temps, Facturation.
Les convocations partent automatiquement. Les stagiaires signent les émargements en digital sur tablette ou smartphone. Les attestations sont générées en un clic et archivées.
Et quand arrive le 31 mai ? Vous cliquez sur “Exporter BPF”, et toutes les données sont extraites automatiquement : nombre de stagiaires, heures de formation, CA, liste des formateurs, tous les documents justificatifs.
Ce qui vous prenait deux jours prend maintenant 30 minutes.
Checklist : êtes-vous prêt pour le 31 mai ?
Avant de déposer votre BPF, vérifiez que vous avez bien tout rassemblé :
**Données pédagogiques :
** Nombre total de stagiaires formés en 2025 • Nombre total d’heures de formation • Nombre d’actions de formation • Feuilles d’émargement signées pour chaque session • Attestations de formation délivrées • Programmes de formation détaillés
**Données financières :
** CA formation 2025 • Détail des produits (ventes, OPCO, subventions) • Détail des charges (salaires formateurs, locaux, matériel, ingénierie pédagogique)
**Données formateurs :
** Liste complète des formateurs • CV à jour de chaque formateur • Diplômes et certifications • Nombre d’heures par formateur
→ Pas obligatoire pour le BPF, mais très utile pour préparer votre prochain audit Qualiopi
**Documents administratifs :
** Numéro de déclaration d’activité (NDA) • Conventions de formation signées • Règlement intérieur • Livret d’accueil stagiaires • Évaluations des formations
→ Pas obligatoire pour le BPF, mais très utile pour préparer votre prochain audit Qualiopi
**Et après le dépôt :
** BPF rempli sur Mon Activité Formation • Copie de sauvegarde archivée • Tous les justificatifs conservés pendant 3 ans
Ce qu’il faut faire après avoir déposé le BPF
Une fois votre BPF déposé, vous allez recevoir un accusé de réception. Gardez-le précieusement.
Et puis, prenez 30 minutes pour vous organiser pour l’année prochaine. Parce que franchement, revivre cette galère en 2027, ce serait dommage.
Centralisez vos données dès maintenant. Ne laissez plus les émargements traîner dans des dossiers, les attestations dans des emails, les programmes dans des fichiers Word éparpillés.
Si vous utilisez Boond, explorez des solutions qui s’y intègrent pour automatiser tout ça.
Et notez dans votre agenda : “Préparer BPF 2027” pour le 1er mars 2027.
Vous vous remercierez dans un an.
En résumé
Oui, la deadline du 31 mai est impérative. Oui, il faut rassembler beaucoup de documents. Et oui, c’est pénible.
Mais avec un peu d’organisation, les bons outils, et surtout en commençant maintenant plutôt que le 25 mai, vous pouvez passer de deux jours de stress à 30 minutes de routine administrative.
Si vous êtes RH ou Responsable Formation dans une ESN et que vous en avez marre de cette galère annuelle, on serait ravis de vous montrer comment on fait chez LearnPilot. Ça prend 10 minutes, sans engagement.
Ressources utiles :
- Portail Mon Activité Formation (pour déposer le BPF) {:target=“_blank”} \
- Référentiel National Qualité Qualiopi